Checkliste zur Planung und Vorbereitung einer Geburtstagsfeier

5 Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Geburtstagsfeier

Mit praktischer Checkliste

Die eigene Geburtstagsfeier soll immer etwas Besonderes sein. Gerade wenn es sich um einen runden Geburtstag handelt, heisst es, frühzeitig mit der Planung und Vorbereitung zu beginnen. Denn Fragen nach dem Umfang der Feier, der Location, der Unterhaltung und der Verpflegung müssen im Vorfeld geklärt werden.

Um Ihnen den Stress abzunehmen, verraten wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie Ihre Geburtstagsfeier am besten planen und vorbereiten können. Mit unserer praktischen Checkliste behalten Sie zudem immer den Überblick.

Umfangreiche Checkliste zur Partyplanung:

Tipp 1: Die passende Location frühzeitig buchen

Mit der Suche nach der passenden Partylocation sollten Sie so früh wie möglich beginnen. Je nach Rahmen und Grösse der Feier empfiehlt es sich, 2-3 Monate vorher damit zu beginnen. Achten Sie bei der Buchung auf besondere Feiertage. Oftmals sind viele Locations zu diesen Zeitpunkten schon lange im Voraus ausgebucht. Möchten Sie Ihren Geburtstag im engsten Kreis feiern, bietet sich ein Restaurant oder Café an. Dort lassen sich, je nach Anzahl der Gäste, einzelne Tische oder kleine Veranstaltungsräume reservieren. Auch viele Hotels bieten diese Möglichkeit an. Sind das Budget und die Gästeliste nicht ganz so gross, lässt sich der Geburtstag auch in den eigenen vier Wände oder im Garten feiern.

Für einen runden Geburtstag darf es gerne eine etwas ausgefallenere Location sein. Sehr beliebt sind besondere Orte, wie z. B. ein Schloss oder ein Schiff mit einer Show unter freiem Himmel. Behalten Sie aber immer Ihr Budget im Auge und lesen Sie sich das Kleingedruckte ausführlich durch. Denn oftmals werden versteckte Kosten, z.B. für die Endreinigung oder eine Getränkepauschale, nicht im Angebot berücksichtigt.

Tipp 2: Versenden Sie individuelle Einladungskarten

Stehen das Datum, die Location und die Gästeliste fest, können Sie damit beginnen Ihre Gäste einzuladen. Am persönlichsten gelingt Ihnen dies mit einer selbstgestalteten und individuellen Einladungskarte. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und nutzen Sie eine unserer vielen Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten. Am besten eignen sich dazu unsere „Grusskarten gefaltet, klassisch“, die Sie im praktischen 10er Set bestellen können. Achten Sie beim Gestalten der Karten darauf, dass Sie den Anlass, das Datum und den Ort der Feier nicht vergessen. Bitten Sie Ihre Gäste in der Einladung zudem um eine Antwort. Das wird Ihnen die Planung erleichtern - insbesondere, wenn es um die Kalkulation der Speisen und Getränke geht.

Einladungskarte selbst gestalten

Tipp 3: Halten Sie Ihre Gäste auf dem Laufendem

Nicht immer lassen sich alle Details der Geburtstagsfeier in einer Einladungskarte zusammenfassen. Dabei ist das vor allem für Gäste wichtig, die von weiter her anreisen und eine Anfahrtsbeschreibung sowie eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen. Stellen Sie daher all diese Informationen Ihren Gästen auf einer Webseite, in einer Facebook- oder Chat-Gruppe zur Verfügung. Das hat den Vorteil, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und alle Gäste schnell und unkompliziert an die benötigten Informationen gelangen.

Tipp 4: Legen Sie ein Motto fest

Lassen Sie Ihre Geburtstagsparty zu einem unvergesslichen Ereignis werden und überlegen Sie sich ein spannendes Motto. Egal in welchen Lebensabschnitt Sie bald eintreten - die Themenvielfalt ist für jedes Geburtstagskind schier unendlich: Von einer „Fluch der Karibik”-Party mit Schatzsuche über eine Cocktail-Party mit gehobenem Dresscode bis hin zu einer Mittelalter-Party mit rustikalen Köstlichkeiten. Eine bis ins Detail durchdachte Feier mit einem witzigen Slogan und toller Dekoration bietet immer einen Grund zu kommen und zu bleiben.

Tipps zur Planung und Vorbereitung einer Geburtstagsfeier

Tipp 5: Essen hält Leib und Seele zusammen

Keine Party ohne die richtige Verpflegung. Ob Menü, á la carte oder Büffet, achten Sie bei der Auswahl der Speisen und Getränke darauf, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist. Denken Sie dabei auch an Allergien oder Vorlieben, wie vegetarisches Essen. Das gleiche gilt für die Getränkeauswahl. Geht es um die Kalkulation der Speisenmengen, erstellen Sie zunächst einen Speiseplan und schauen Sie dann, wie viele Gäste zugesagt haben. Für einen durchschnittlichen erwachsenen Esser rechnet man mit 800 Gramm pro Person. Bei Kindern bis 8 Jahren mit 200 Gramm pro Kopf. Anhand dieser einfachen Faustregel können Sie nun ganz leicht die Mengen der benötigten Speisen berechnen. Natürlich richtet sie die Menge auch danach, wie umfangreich das Speisenangebot werden soll. Dies kann je nach Art der Geburtstagsfeier schwanken. Für eine Party, die erst 19 Uhr beginnt, werden in der Regel weniger Speisen benötigt, als für eine Feier, die sich über den halben Tag erstreckt.

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