Checkliste pour organiser une fête d’anniversaire

5 conseils pour bien planifier et organiser une fête d’anniversaire

Grâce à notre Checklist pratique

Organiser une belle fête d’anniversaire peut vite tourner au calvaire si tout est fait à la dernière minute. Entre le nombre d’inviter à choisir, l'emplacement, les divertissements et la nourriture, cela fait un bon paquet de choses auxquelles il faut penser bien à l’avance sous peine de tout oublier le jour-J et de crouler sous le stress.

Pas de panique, dans cet article nous vous donnerons 5 conseils pour optimiser la planification et l’organisation votre fête d'anniversaire. Grâce à notre Checklist, vous aurez un aperçu global de tout ce qui a été achevé et ce qui reste encore à faire.

Checklist détaillée pour organiser un anniversaire :

Astuce n°1 : réservez l‘endroit en premier

Commencez le plus tôt possible pour trouver le bon endroit pour faire la fête, car selon la taille de votre soirée, vous aurez parfois besoin de faire votre demande de réservation 2-3 mois à l'avance. Les meilleurs sites sont parfois réservés bien avant ces dates… premier arrivé, premier servi !

Si vous voulez célébrer votre anniversaire avec un cercle de proche plus restreint, optez plutôt pour un restaurant ou un café, dans lesquels vous pourrez réserver des tables ou des petites salles de réception. De nombreux hôtels offrent également cette option. Si la liste des invités et le budget sont réduits, vous pouvez célébrer votre anniversaire à la maison ou dans le jardin.

Pour un anniversaire spécial, vous pouvez opter pour un endroit un peu plus chic comme, par exemple, un château ou un bateau avec un spectacle en plein air. Néanmoins, gardez toujours un œil sur votre budget et lisez les détails du contrat : vous y découvrirez parfois des coûts cachés comme, par exemple, pour le nettoyage ou des packs de boissons non inclus dans l'offre.

Astuce n°2 : envoyez des cartons d’invitations personnalisés

Une fois la date, l'emplacement et la liste des invités établis, vous pouvez enfin inviter les heureux élus. Comment faire monter l’excitation avant même que la fête ne commence : en envoyant des cartons d'invitation personnalisés de toute beauté.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'un de nos nombreux modèles de conception, mais le mieux adapté reste nos « cartes de vœux pliées, classiques », que vous pouvez commander par paquets pratiques de 10 unités.

Lors de la conception des cartes, assurez-vous de ne pas oublier l'occasion, la date et le lieu de la fête. Demandez à vos invités de répondre à l’invitation afin de faciliter la planification et l’organisation de la fête (concernant notamment les coûts).

Créez votre propre carte d’invitation

Astuce n°3 : tenez vos invités au courant

Malheureusement, tous les détails de la fête d'anniversaire ne peuvent pas figurer sur l'invitation. Tous les petits détails sont particulièrement importants pour les invités qui arrivent de plus loin et qui ont besoin de connaître les directions et possibilités d'hébergements.

Mettez toutes ces informations à la disposition de vos invités sur un site Web, dans un groupe Facebook ou un forum de discussion dédié à votre anniversaire. De cette façon, toutes les informations importantes sont disponibles rapidement et facilement pour les invités un peu tête en l’air.

Astuce n°4 : choisir un slogan pour votre fête

Faites de votre fête d'anniversaire un événement inoubliable en l’associant à un slogan mémorable. Peu importe le motto, ce qui compte ici est que les gens s’en rappellent pour de nombreuses années : fête Pirates des Caraïbes avec une chasse au trésor, soirée cocktail avec un code vestimentaire sophistiqué, ou encore une fête médiévale avec des recettes d’un autre temps… tout est possible.

Une fête élaborée avec un slogan attirant et une belle décoration donnera toujours envie aux invités de venir et de rester.
Conseils pour planifier et préparer une fête d'anniversaire

Astuce n°5 : La nourriture au centre de la fête

Il n’y a pas de bonne fête sans un bon repas. Que ce soit sous forme de menu, à la carte ou en buffet, assurez-vous de bien prendre votre temps pour choisir des plats et des boissons pour tous les goûts. C’est aussi à ce moment-là que vous pouvez penser aux allergies ou aux préférences des invités (gluten, végétarien, sans alcool, etc…).

Pour calculer la quantité de nourriture à acheter, commencez par créer un plan de table avec les invités qui seront présents. Pour un adulte moyen, on calcule environ 800 grammes par personne et, pour les enfants jusqu'à 8 ans, 200 grammes par tête. En utilisant cette règle toute simple, vous pourrez facilement calculer la quantité de nourriture dont vous avez besoin.

La diversité du menu est aussi un point important et peut varier en fonction du type de fête d'anniversaire (à thème) et du nombre d’invités. Pour une fête qui commence à 19h, vous aurez généralement besoin de moins de nourriture qu'une fête qui va durer toute journée.

Autres articles